通常、連絡先が一人だけではプロジェクト全体を支えるには不十分です。
多くの企業は公式サイトを制作する際、デフォルトで事務、運営、またはマーケティング担当者を窓口として配置し、サービス提供側と連絡を取る人がいれば十分だと考えています。しかし、実際にプロジェクトを進めてみると、公式サイトには想像以上に多くの情報が関わっており、一人の担当者がすべての内容を同時に把握することは難しい場合が多いのです。
公式サイトは単なるページ制作ではなく、事業紹介、製品資料、導入事例、ブランド画像、連絡先、企業資格、顧客の関心事など、多岐にわたるコンテンツを必要とします。担当者が十分な権限や情報源を持っていなければ、すぐに「一度戻って確認する必要があります」という状況に陥り、プロジェクトの効率は当然低下してしまいます。
最も重要な3つの役割は、事前に明確にしておくのが良いでしょう。
企業にとってより適切な方法は、プロジェクト開始時に3つの役割を明確にすることです。第一に、業務責任者です。この役割は、どの内容が最も重要か、顧客が何を最も気にしているか、そして企業が何を重点的にアピールしたいかを判断する責任を負います。第二に、コンテンツ整理担当です。この役割は、資料の収集、コピーのまとめ、事例や画像の整理を担当します。第三に、最終決定権者です。この役割は、重要な段階で決定を下し、意見が長期間未解決のままになるのを防ぐ責任を負います。
この3つの役割は必ずしも3人とは限らず、1人または2人が兼任することもありますが、それぞれの責任は明確にしておくことが望ましいです。そうしないと、プロジェクトがホームページの構成、事例の順序、あるいはブランド表現といった判断を要する段階に入った際に、最終的な決定権を持つ人がいないために、進行が遅れやすくなります。
多くのウェブサイトプロジェクトが後々遅れるのは、サービス提供側が作業を進められなくなったからではなく、企業内部の情報が整理されていないことが原因です。役割分担が明確であれば、資料がそれほど完全でなくてもプロジェクトは順調に進むことができます。逆に、責任の所在が曖昧だと、ページ制作がどれだけ速くても、何度も修正を求められ、やり直しを繰り返すことになります。
内容の整理能力は、想像以上に重要であることが多いです。
企業が公式サイトを制作する際に最も見落としがちなのは、実はコンテンツの整理にかかる作業量です。多くの企業は資料がないわけではなく、資料が異なる部署、異なる担当者、そして異なる時期に分散してしまっているのです。製品紹介は営業担当者が、事例写真はプロジェクト担当者が、ブランド資料はデザイン担当者が管理しており、連絡先情報に至っては複数のバージョンが存在することも少なくありません。
もしこれらの資料を統合する担当者が一人もいなければ、プロジェクトは「必要なコンテンツがあることは分かっているが、まだ整理できていない」という段階で停滞し続けてしまうでしょう。サービス提供側にとっては、これはページが最終決定できないことを意味し、企業側にとっては、プロジェクトが常に遅れていると感じることになります。実際には、問題は制作そのものではなく、社内の情報が直接使用可能な形でまとめられていないことにあるのです。
ですから、企業が本気で公式サイトをスムーズに作りたいのであれば、コンテンツの整理担当者はプロジェクト開始時からすぐに動き出すべきで、ページがほぼ完成してから資料を補完し始めるのではなく、です。準備を早ければ早いほど、後々の手戻りが少なくなります。
最終決定の仕組みが明確であればあるほど、公式サイトは予定通りに完成しやすくなります。
公式サイトのプロジェクトで最も恐ろしいのは、参加者が複数いることではなく、誰もが意見を述べられるにもかかわらず、誰も実際に方向性を決定しないことです。特に、トップページの構成、ブランドのトーン、事例の重点といった問題において、各部署がそれぞれ異なる意見を述べれば、プロジェクトはほぼ間違いなく何度も意見の調整を繰り返すことになります。
したがって、企業内ではまず、誰が提案を行い、誰が情報を集約し、誰が最終決定を下すのかを明確にしておくことが望ましい。そうすることで、サービス提供側が受け取るフィードバックは、各部署からの断片的な意見ではなく、統合された結果となる。この点さえ明確にすれば、プロジェクトの推進効率は通常、著しく向上するだろう。
公式サイトの制作は、決して一人の担当者が単独で行う作業ではなく、企業内の連携能力が集中して発揮される場です。役割分担が明確で、資料の準備が万全であり、決定プロセスが確立されていれば、ウェブサイトのプロジェクトはより質の高い成果を生み出し、計画通りにリリースすることも容易になります。
